20 правил тайм-менеджмента

Лучшие советы каждому, кому за двадцать и кто хочет научиться лучше управлять своим временем.

1. Время всегда есть. Дело в приоритетах.

Никогда не бывает, чтобы у вас не было времени. Если вы не закончили что бы то ни было в срок, значит, вы не сочли это актуальным или достаточно приятным, чтобы сделать своим приоритетом среди прочих дел.

2. Дни всегда бегут быстрее, чем вы ожидали.

Всегда закладывайте в срок дополнительное время. Как сказал основатель Ruby on Rails и Basecamp Дэвид Хайнемайер Хенссон, следует планировать только четыре-пять часов реальной работы в день.

3. Работайте больше, когда это дается вам легко. Расслабляйтесь, когда случается наоборот.

Порой будет случаться неудачный день, а иногда, напротив, вы сможете сохранять концентрацию по 12 часов кряду. Пользуйтесь продуктивными днями.

4. Не пытайтесь развить в себе многозадачность. Это убивает ваше внимание.

Существуют исследования, которые показывают, что мозг расходует энергию на переключение внимания с одного предмета на другой. Попытки работать в многозадачном режиме истощают ваш мозг.

5. Сохранять концентрацию и продуктивность проще, когда время ограничено.

Работа всегда ухитряется заполнить все отведенное ей время, так что назначайте для каждой задачи как можно более короткий срок.

6. Лучший способ начать работать — это работать. Чтобы расшевелиться, начните с небольших задач.

В 8 утра мысль о бизнес-плане, который сегодня необходимо составить, может пугать. Помогите своему уму набрать обороты с помощью простых задач — например, ответив на важные рабочие письма.

7. Работайте итерациями. Попытка сделать все безупречно перекрывает кислород.

Генерал Джордж Паттон однажды сказал: Хороший план, выполненный сейчас, лучше, чем идеальный план, приведенный в действие на следующей неделе.

8. Больше рабочих часов вовсе не означает больше результата. Используйте ограничение по времени как возможность.

Не обманывайте себя, думая, что сидение за столом как-то помогает вашей работе. Делайте все, что можете, чтобы закончить текущую задачу к концу рабочего дня, и не засиживайтесь в ночи.

9. Чтобы стать более продуктивным, разделяйте стратегические задачи и дела, не требующие большого ума.

В идеале вы можете проводить мозговой штурм своих идей, а затем реализовывать их. Если вы постоянно прерываете работу, чтобы что-то переосмыслить, вы сильно теряете в скорости.

10. Назначайте важные встречи на начало дня. Время до важного события легче потратить впустую.

Если у вас запланирована важная встреча на 16:00, легко начать думать только о ней уже с утра. Постарайтесь назначать такие события пораньше, чтобы потом работать, не беспокоясь о них.

11. Назначайте встречи, звонки и переписку по электронной почте на близкое время, чтобы создать периоды непрерывной работы.

Общаясь с людьми в течение дня, вы выбиваетесь из ритма.

12. Подчините прокрастинацию. Прокрастинируйте между периодами интенсивной работы.

Попробуйте технику Франческо Чирилло под названием Pomodoro. Pomodoro в переводе с итальянского означает помидор. Техника названа так в честь кухонного таймера в виде помидора, с помощью которого Чирилло разбивал свою работу на периоды по 25 минут с 5-минутными перерывами между ними. Вы можете использовать ту же идею, на опыте установив, каким должен быть период, чтобы вдохновить вас на упорный труд.

13. Разбейте слишком глобальную задачу на понятные блоки.

Ник Сабан, футбольный тренер из Алабамы, придерживается аналогичной философии, которую называет Процессом. Он не предлагает своей команде задумываться о победе в чемпионате, а учит их сосредотачиваться только на том, что находится непосредственно перед ними — каждом блоке, пасе и мяче.

14. Две задачи не могут быть одинаково важны. Всегда расставляйте приоритеты. Тщательно составляйте списки дел.

Список дел — эффективный способ спланировать ваш день. Просто постарайтесь, чтобы задача вроде убраться на столе не оказалась на равных с подать документы в в вышестоящие инстанции.

15. Всегда выбирайте одну вещь, которую позарез нужно сделать в течение дня.

Чтобы помочь себе расставить приоритеты, определите, какая из стоящих перед вами задач самая важная, и сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить ее как можно скорее.

16. Делегируйте обязанности и учитесь использовать ресурсы других.

Чтобы стать по-настоящему эффективным, избавьтесь от боязни передать работу кому-то еще. Джон Максвелл, автор книги Как мыслят преуспевающие люди, или мыслите чтобы измениться, говорит: Если что-то на 80 процентов может сделать кто-то другой, делегируйте!.

17. Забудьте о вчерашнем дне. Думайте только о сегодня и завтра.

Не отвлекайте себя мыслями о былых успехах или неудачах. Сосредоточьтесь на том, что перед вами сейчас.

18. Для любой задачи устанавливайте сроки. Не позволяйте задачам тянуться бесконечно.

Если тратить слишком много времени на проект или слишком долго держать его на заднем плане, это приведет к стагнации. Заканчивайте старые дела и двигайтесь дальше.

19. Всегда делайте заметки.

Не думайте, что вам удастся запомнить каждую хорошую идею, посетившую вас в течение дня. Неважно, будете ли вы использовать записную книжку, доску или приложение вроде Evernote — главное, не забывайте все записывать.

20. Записывайте все не связанные с работой мысли, которые появляются по ходу дела, чтобы не отвлекаться на них.

Так вы сможете отодвинуть их в сторону и не забыть.